9 способів допомогти працівнику з низькою продуктивністю

Як повернути працівника у строй: 9 стратегій для менеджерів У 2024 році рівень залучення працівників впав на найнижчу позначку за більше ніж десять років. За даними Gallup, лише 32% співробітників залишаються по-справжньому зацікавлені в своїй роботі. Водночас, коли в команді з’являється недостатньо продуктивний працівник, менеджери часто борються вибирати між звільненням та спробою допомогти йому повернутися у строй. Проблема полягає в тому, що звільнення коштує дорого. Заміна одного спеціаліста обходиться компанії у 50-200% від його річної зарплати, включаючи витрати на рекрутмент, навчання та втрачену продуктивність.

А от вкладення у розвиток недостатньо продуктивного працівника часто приносить кращий ROI, ніж здається на перший погляд. Коли менеджер правильно діагностує корінь проблеми та розробляє чіткий план дій, результати можуть здивувати. Дослідження Deloitte 2024 показує, що 68% компаній, повернули 60-75% “слабких” працівників у нормальний режим роботи протягом шести місяців.

Розпочніть з чесної розмови Перша помилка менеджерів — уникати складних розмов.

Вони сподіваються, що проблема розв’яжеться сама, але так не буває. Недостатньо продуктивний працівник часто не усвідомлює серйозності ситуації, тому перша зустріч має бути чіткою та конструктивною. Назначте приватну зустріч. Скажіть прямо, чого ви помітили: “За останні два місяці твоя продуктивність впала на 35% порівняно з попередніми показниками. Кількість завершених проектів скоротилась з семи до чотирьох на місяць.” Конкретні цифри краще, ніж розмиті звинувачення. Потім слухайте. Питайте, що стоїть за падінням продуктивності. Часто причини зовсім не такі, як очікує менеджер. Можливо, це проблеми в команді, невідповідність навичок завданню, особисті обставини чи неправильна постановка цілей. Без розуміння корінь проблеми, будь-які дії будуть неефективними.

Визначте справжню причину, а не симптоми Низька продуктивність — це симптом, а не діагноз.

За ним можуть стояти зовсім різні причини, і кожна вимагає свого підходу. Браки у навичках. Якщо працівник просто не знає, як виконувати завдання на потрібному рівні, це вирішується навчанням. Компанія может прямолінійно запропонувати курси, менторство чи збільшити період адаптації. McKinsey (2024) показує, що компанії, бачать зростання продуктивності на 26%. Невідповідність ролі. Інколи людина просто не підходить для цієї посади, хоча може бути цінною в іншому відділі. Поговоріть про можливість ротації чи зміни ролі.

Це краще, ніж втратити компетентного спеціаліста через неправильне розміщення. Особисті проблеми. Розлади з психічним здоров’ям, конфлікти у сім’ї, проблеми з виснаженням — усе це впливає на роботу. За даними дослідження Great Place to Work (2024), 47% українських працівників відчувають помірний або високий рівень стресу на роботі. Пропозиція асистенції (employee assistance programs) чи гнучкого графіку може змінити ситуацію. Невизначені очікування. Людина може не розуміти, вимірювані, досяжні, релевантні, прив’язані до часу.

Розробіть план дій з чіткими вехами Після діагностики причини розробіть письмовий план дій.

Це повинен бути не один загальний документ, а конкретна дорожна карта з вехами. Візьміть досвід компанії, повернулись на очікуваний рівень продуктивності. План включав тижневі синхронізації, конкретні цільові показники й позитивне посилення. План має містити: Тиждень 1-2. Визначте точні цілі. Якщо продуктивність впала на 35%, мета повинна звучати так: “Повернути до 90% від базових показників за три місяці, досягаючи 95% до кінця періоду.” Тиждень 2-4. Забезпечте ресурси. Це може бути навчання через платформу Coursera або LinkedIn Learning, менторство від досвідченого колеги, робочі інструменти чи скорочення обсягу завдань для фокусування на якості. Місяць 1-2. Регулярні синхронізації (1-2 рази на тиждень).

Обговорюйте прогрес, видаліть перепони, коригуйте підхід. Місяць 3. Оцініть результати. Якщо динаміка позитивна, зберіжіть підхід. Якщо ні, приймайте рішення про наступні кроки.

Забезпечте своєчасний і конструктивний зворотний зв’язок Чекати до квартального review — це спосіб гарантувати провал.

Зворотний зв’язок має бути регулярним, специфічним і конструктивним. Платформи для управління продуктивністю як SAP SuccessFactors чи Workday дозволяють менеджерам вести постійний трек про прогрес без чекання офіційних циклів оцінки. Вони скорочують час на адміністрування на 20-30% і дають більше часу на справжній діалог. Коли ви даєте зворотний зв’язок, бути конкретні. Замість “твоя робота потребує поліпшення”, скажіть: “Останні три документи мали по 5-7 помилок проти звичайних 1-2. Давай проаналізуємо, де виникає проблема: це час, вміння чи неправильне розуміння вимог?” > За даними Gartner (2024), компанії з регулярним зворотним зв’язком бачать зниження плинності кадрів на 28% і зростання продуктивності на 17%.

Розглядайте менторство і підтримку від колег

Недостатньо продуктивний працівник часто потребує підтримки, а не критики. Менторство від досвідченого колеги часто дає кращі результати, ніж лекції від менеджера. Знайдіть в команді того, хто добре виконує цю роботу та готовий поділитися знаннями. Виділіть йому час на це (наприклад, 3-5 годин на тиждень) і визнайте цей вклад в оцінці продуктивності менторів. За дослідженням Society for Human Resource Management (SHRM, 2023), компанії з формальними програмами менторства бачать зростання утримання молодих спеціалістів на 25-30%. Коли менторство фокусується на конкретних навичках, результати ще кращі.

Переглядайте навантаження та розподіл завдань

Інколи причина низької продуктивності криється в неправильному розподілі навантаження. Людина може виконувати занадто багато завдань, не маючи часу робити щось добре, чи виконувати завдання, як виглядає робочий день цієї людини. Скільки часу йде на високопріоритетні, а скільки на другорядні завдання? На скільки зустрічей вона ходить? Чи є в неї блоки часу на глибоку роботу без перерв? У компанії, що проводила цей аналіз, виявилось, що один із розробників витрачав 18 годин на тиждень на зустрічі та адміністрування замість 8 годин, як передбачалось. Скорочення цього до нормального рівня дозволило йому завершувати на 40% більше завдань за наступні два місяці.

Встановіть чіткі й мотивуючі цілі Коли люди не знають, куди вони йдуть, вони не дивляться під ноги.

Нечіткі цілі — один із найпоширеніших причин низької продуктивності. Разом з працівником розробіть цілі за методологією SMART. Не просто “поліпшити якість”, а “скоротити кількість помилок з 6 до 1 на місяць протягом двох місяців” чи “завершити всі дедлайни вчасно протягом наступних 12 тижнів”. Покажіть їй, як ці цілі пов’язуються з більшими цілями компанії. Коли людина розуміє, що її робота важлива й впливає на результати команди, мотивація зростає.

Розглядайте можливість змін у команді чи ролі Іноді проблема не в людині, а в оточенні.

Конфлікт у команді, несумісність з менеджером, неправильна культура — усе це впливає на продуктивність. Попросіть у людини честиме зворотного зв’язку про команду та роботу. Якщо проблеми в командній динаміці, розгляньте медіацію або перереозування ролей. Якщо человек краще працює самостійно, може бути доречна зміна на посаду з меншою кількістю взаємодії. Інколи перевідення на іншу посаду або проект дає новий поштовх. Людина, може розквітнути на іншій. Це краще, ніж втратити працівника або утримувати його на невідповідній посаді.

Підтримуйте позитивні зміни й визнавайте прогрес Люди мотивуються визнанням.

Коли вони рухаються в правильному напрямку, скажіть їм про це. Замість того, щоб чекати великих результатів, визнавайте проміжні кроки. “Це тиждень, коли ти завершив усі дедлайни вчасно — так тримати” або “Я помітив, що останні три проекти мали значно краще якість”. Такі коментарі займають 30 секунд, але впливають на мотивацію. За дослідженням McKinsey (2024), робітники, показують вищу продуктивність на 31% порівняно з тими, хто його не отримує.

Установіть чітку дату для оцінювання результатів План без дати гарантованого перегляду — це просто обіцянка.

Встановіть конкретну дату (наприклад, 90 днів від запуску плану), коли ви разом оцінюватимете результати. У цей день запитайте себе: Чи відбулись очікувані зміни? Чи рухається людина у правильному напрямку? Яка ймовірність, що вона досягне цільового рівня продуктивності протягом наступних місяців? На основі відповідей на ці запитання приймайте рішення: продовжити підтримку, передбачати поліпшення чи визнати, що цей варіант не працює, і рухатися далі.

Коли потрібно прийняти важке рішення Не всі історії мають щасливий кінець.

Якщо після трьох місяців структурованої підтримки, менторства й чіткої зворотної інформації людина все ще не досягає мінімальних очікувань, можливо, час прийняти складне рішення. Це може бути остаточне звільнення, бокова ротація на іншу посаду чи обговорення добровільного розходження. Головне — робити це з прозорістю й гідністю, роблячи все можливе, щоб допомогти людині знайти більш підходящу роль, можливо, в іншій компанії. Нерішучість тут коштує всім — самому працівнику (він закінчиться вигорінням на посаді, команді (яка несе неефективність) та компанії загалом.

Як технологія допомагає у цьому процесі

Сучасне ПЗ для управління людськими ресурсами значно спрощує відстеження прогресу й управління планами розвитку. Платформи як BambooHR, Workday чи навіть Notion (для менших компаній) дозволяють: Вести структурований трек з цілями, метриками й дедлайнами. Одна компанія перейшла з таблиць Excel на структуровану систему й скоротила час на адміністрування плану розвитку з 3 годин на тиждень до 45 хвилин. Синхронізувати інформацію між менеджером, HR та самим працівником, щоб усі розуміли очікування.

Це скорочує непорозуміння на 40%. Зберігати історію зворотного зв’язку й прогресу, щоб при необхідності мати документальне підтвердження дій (особливо важливо перед звільненням). Компанія, змогла скоротити час на управління планами розвитку на 25% за рахунок автоматизації та централізації інформації.

Висока ставка — це вкладення, а не витрата

Керування недостатньо продуктивним працівником вимагає часу, енергії й інколи грошей. Але коли це робиться структуровано й з явною метою, результати часто виправдовують вкладення. Система управління продуктивністю, діагностику причин, структурований план, регулярну підтримку й чітку дату оцінки, дозволяє менеджерам перетворити потенційне звільнення на успішне повернення працівника у строй. Це вимагає мужності й послідовності, але прибуток — в утримані таланту, згідемості команди й позитивній культурі, що компанія вкладає у людей.

Найважливіше — розпочати діалог вчасно й бути щирим. Більшість недостатньо продуктивних працівників ознаються у чесній розмові з менеджером, якщо вона проводиться з поважанням й конструктивністю. Подивіться на цей виклик не як на невдачу вам як менеджеру, а як на можливість помогти людині знайти свій потенціал — на цій посаді чи іншій. Це інвестиція у людей, яка завжди окупається.